PERTIMBANGAN DALAM PENGADAAN MESIN-MESIN KANTOR

PERTIMBANGAN DALAM PENGADAAN MESIN-MESIN KANTOR

PERTIMBANGAN DALAM PENGADAAN MESIN-MESIN KANTOR

PERTIMBANGAN DALAM PENGADAAN MESIN-MESIN KANTOR
PERTIMBANGAN DALAM PENGADAAN MESIN-MESIN KANTOR

   Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang semakin meluas memberikan beban dan tanggung jawab yang semakin besar terhadap manager perkantoran. Ia harus mengatur semua fakta yang ada mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan perkantoran. Pertimbangan yang matang terhadap faktor-faktor penting seperti karakteristik mesin-mesin yang telah dimiliki, biaya setiap satuan hasil (cost per unit), dana permulaan (initial cost), biaya pemeliharaan (maitenance cost), karakteristik mesin yang akan dibeli dan leveransir mesin perkantoran yang ada.

            Sebelum melaksanakan pengadaan mesin, manager perkantoran hendaknya mempertimbangkan dengan seksama faktor-faktor di bawah ini (Moekijat, 1991:hal 28):

  1. Jenis pekerjaan perkantoran dan cara menyelesiakannya

Tujuan pekerjaan harus di rumuskan dengan jelas dan diperiksa dengan seksama untuk menjamin bahwa tujuan tersebut adalah penting. Kemudian menentukan cara kerja yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

  1. Kebutuhan individu karyawan

Kebutuhan pengadaan mesin perkantoran harus didasarkan atas kebutuhan individu karyawan untuk melaksanakan tugas pekerjaan kantornya. Pendekatan kebutuhan individu ini sangat penting dalam hubungannya dengan mesin perkantoran tersebut.

  1. Penghematan waktu

Pengadaan mesin baru diharapkan mampu menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, sehingga menimbulkan penghematan dalam keseluruhan waktu baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah waktu yang dihemat tergantung pada volume pekerjaan yang dihasilkan. Sebagian besar di pengaruhi oleh di mungkinkannya penggabungan pekerjaan, fleksibilitas untuk menyelenggarakan bermacam-macam jenis pekerjaan untuk berbagai volume pekerjaan yang

berbeda-beda. Penggunaan waktu yang dihemat harus dinilai. Agar menguntungkan, waktu yang dihemat harus dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor produktif lainnya.

  1. Fleksibilitas penggunaan mesin

Penghematan yang diperoleh dari penggunaan mesin perkantoran dipengaruhi oleh kemampuan dan fleksibilitas mesin tersebut dipergunakan untuk menyelesaikan bermacam-macam pekerjaan dalam kantor.

  1. Harga dan kebutuhan dana investasi

Harga atau nilai mesin merupakan pertimbangan yang penting dalam pengadaan mesin perkantoran. Harga mesin harus sesuai dengan pelayanan yang mampu diberikan oleh mesin tersebut.

  1. Ramalan mengenai beban pekerjaan perkantoran

Seperti halnya dalam semua perencanaan, pengadaan mesin kantor tidak hanya mempertimbangkan volume dan pekerjaan kantor yang ada sekarang. Tetapi harus mampu mengantisipasi kebutuhan untuk waktu yang akan datang.

  1. Kualitas kerja mesin

Apabila mesin dipergunakan untuk membantu pekerjaan tangan, biasanya menghasilkan ketelitian yang tinggi, formulir yang dibuat dengan mesin pada umumnya lebih baik, rapi, seragam dan mudah dibaca dibandingkan dengan formulir-formulir yang ditulis dengan tangan.

  1. Nilai keindahan

Performance atau penampilan mesin kantor itu penting. Mesin kantor janganlah hanya dipandang sebagai alat fisik untuk membantu menyelesaikan pekerjaan kantor saja, tetapi juga di pandang sebagai alat pendorong produktifitas karyawan. Pengadaan mesin yang tepat menimbulkan sikap positif karyawan, sehingga memungkinkan karyawan bekerja lebih efesien.

            Adapun hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-mesin kantor menurut adalah (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 48)

  1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
  2. Jenis mesin hendaknya praktis.
  3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
  4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
  5. Mutu mesin harus baik.
  6. Mesin dapat digunakan untuk berbagai macam pekerjaan.
  7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
  8. Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
  9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
  10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.

Sumber : https://connect.barton.edu/ICS/Academics/BUS/CIS_PLA/Special_Courses-CIS_PLA-CIS_1/Blog_1.jnz?portlet=Blog_1&screen=View+Post&screenType=next&Id=fea7d7eb-78f2-411d-9cec-d231c971950a

Author: soo4r